Coachning

Coachning är ett sätt att utveckla och motivera medarbetare och det bidrar till att driva verksamheten framåt.

Tiden då chefen pekade med hela handen är över. Det coachande ledarskapet, där cheferna ger medarbetarna bästa möjliga förutsättningar, tar bättre vara på deras kompetens och stimulerar till utveckling.

Därför ska du coacha

Några av de viktigaste effekterna av coachning är att det:

  • Utvecklar och motiverar medarbetarna, som blir mer självgående.
  • Ökar engagemanget och ansvarstagandet hos medarbetarna.
  • Utvecklar kommunikationen på arbetsplatsen så att den blir öppnare, rakare och mer förtroendefull.
  • Frigör din tid på lång sikt.

När coachning passar

För att coachningen ska få effekt, krävs att:

  • Medarbetaren vill att något ska bli annorlunda.
  • Medarbetaren kan fatta egna beslut i frågan.
  • Du kan leva med andra lösningar än din egen.
  • Du har tid och kan fokusera på samtalet.

När coachning inte passar

I dessa situationer bör du undvika att coacha:

  • Du har något specifikt som ska göras eller en färdig lösning. Då finns inget utrymme för att utforska eller att vara kreativ.
  • Medarbetaren har inte befogenhet att fatta eget beslut, det är för bråttom eller riskabelt.
  • I lönesamtal och andra samtal där du framför besked. Däremot kan du föra coachande samtal efter beskedet.
  • Vid till exempel missbruk, kriser eller allvarliga konflikter. I de lägena behöver du förbereda dig för att ha andra typer av samtal och att eventuellt ta hjälp av experter i ämnet. Läs mer på vår sida om missbruk på arbetsplatsen.
  • Om du har ont om tid och inte kan fokusera.

Ansvarsfördelning

I rollen som coach behöver du:

  • Vara närvarande och fokuserad.
  • Locka fram lösningar ur din medarbetare och inte komma med egna.
  • Inte göra egna värderingar av det medarbetaren säger.
  • Föra samtalet framåt.
  • Vara tydlig med ramarna för lösningen, såsom budget, tillgängliga resurser, tidplaner och policys.
  • Hålla tiden.

Den som coachas ska:

  • Beskriva utmaningen, det önskade läget och komma fram till lösningen, med hjälp av din coachning.
  • Reflektera över sig själv och den aktuella frågeställningen.

Bli bra på coachning

Ta första tillfället i akt nästa gång en medarbetare kommer med en frågeställning. Istället för att komma med en lösning inriktar du dig på att hjälpa medarbetaren att hitta sin egen lösning. 

  • Fokusera på personen och hens sätt att beskriva en verklighet, finna en lösning, planera och nå ett mål.
  • Var tydlig med givna ramar, som budget, policyer och tidplaner som lösningen måste anpassas till.

Vanliga fallgropar

Det vanligaste misstaget chefer gör vid coachning är att ge tips, förslag eller lösningar till medarbetaren. Då är det inte längre ett coachande samtal.

Gå in med inställningen att medarbetaren har utvecklingspotential. Du vet att medarbetaren kommer att vara mer motiverad och ta ett större ansvar om hen hittar sin egen lösning. Din medarbetare ska göra jobbet, och inte du, och då måste medarbetaren få göra det på sitt sätt.

Några vanliga fallgropar från coachens sida:

  • Coachen har svaret. Coachning syftar till att utvidga antalet lösningar och hitta bästa möjliga lösning som din medarbetare kan acceptera och genomföra.
  • Coachen som expert. Om du vill coacha kan du använda dina expertkunskaper som inspiration och underlag för att ställa frågor som leder medarbetaren framåt. Vill du tala om hur saker och ting ska göras passar inte coachning som metod.
  • Coachen behärskar frågeställningen. Du som coach behärskar ämnet så väl att du tror du vet allt om frågeställningen. Öva på att fokusera på personen och hens sätt att beskriva en verklighet, finna en lösning, planera och nå ett mål.
  • Tomt prat som fyller ut tystnaden. Även en erfaren coach kan bli osäker om fokuspersonen sitter tyst. Då är det lätt hänt att du börjar prata för att fylla tomrummet. Visa istället att det är okej att vara tyst en stund.

Coachningstekniker

För att genomföra coachande samtal använder du dig av vissa grundprinciper. Här följer en beskrivning, av några av de principer du kan ha nytta av i samtalet.

Aktivt lyssnande

Förmågan att lyssna är en grundbult i coachande samtal. När du lyssnar aktivt koncentrerar du dig helt på din samtalspartner. En god lyssnare kan också fungera som inspiratör.

Du lyssnar aktivt när du:

  • Inte tar över
  • Låter medarbetaren tala till punkt
  • Visar respekt
  • Inte letar och påpekar fel
  • Ställer frågor

Öppna frågor

Att använda öppna frågor som vad, hur och när leder samtalet framåt. I vissa lägen kan du behöva jobba med fördjupande frågor som vidareutvecklar resonemanget.

  • Jämfört med vad?
  • Vad mer specifikt, hur mer specifikt?
  • Vad skulle hända om?
  • Gäller det här alltid/alla/aldrig?
  • Hur skulle du vilja göra?

Sammanfattningar

Lyssna på medarbetaren och sammanfatta sedan vad hen sagt så att hen kan reflektera och reagera på det du sagt. Det visar att du lyssnar, du får veta om du har förstått rätt och din summering kan få din medarbetare att tänka på nya sätt. Sammanfattningarna kan du använda som avstämningar under samtalets gång.

Transparens

Genom att vara transparent kan du som coachar dela med dig av personliga iakttagelser, upplevelser och förhållningssätt. Syftet är att göra båda uppmärksamma på processen och vad som sker i samtalet.

Det kan vara bra att använda om du till exempel kör fast: ”Nu märker jag att energin gick ur samtalet. Vad tror du det beror på?”

Grundläggande modell för ett coachande samtal

Det finns många olika coachningsmodeller och de följer alla samma grundstruktur. Det viktiga är inte vilken modell du följer utan att samtalet flyter på. Du kommer långt genom att fokusera på den du ska coacha, lyssna på vad som verkligen sägs och ställa öppna frågor.

Här följer en modell som kan hjälpa dig att lägga upp samtalet och driva det framåt. De olika delarna i samtalsstrukturen är utmaning, nuläge, önskat läge, hinder, möjligheter och aktiviteter.

Utmaning

Klargöra avsikten med samtalet: vilken är utmaningen som ska hanteras? Om ni har olika bild av vad ni vill uppnå med samtalet är det lätt att tala förbi varandra redan från början.

Nuläge

Medarbetaren beskriver nuläget och problemställningen. Dina frågor kan ge medarbetaren nya infallsvinklar.

Problembeskrivning är viktigt. Men om medarbetaren fastnar för länge i en beskrivning och börjar återupprepa samma saker om och om igen måste du som coach vara vaksam och föra samtalet vidare.

Önskat läge

Det önskade läget hjälper medarbetaren att vidga sina perspektiv och fungerar som en draghjälp för att komma vidare. Låt medarbetaren beskriva hur hen skulle vilja att det var och ställ följdfrågor. Hindra inte beskrivningen genom att tala om att det inte kan vara så, när medarbetaren beskriver det önskade läget är allt möjligt. 

Hinder

Här gäller det att lyfta vilka hinder som finns för att medarbetaren ska kunna nå det önskade läget.

Möjligheter

Här uppmuntrar du medarbetaren att finna möjligheter och vägar förbi hindren. Dina frågor stimulerar till att tänka i nya banor, samt att utforska för- och nackdelar med de olika alternativen. Vad kan de ge för effekter och vilka alternativ är bäst? Vad kan medarbetaren göra för att det ska bli möjligt? Vad måste vilka andra göra för att det ska bli möjligt?

Aktiviteter

Nu gäller det att konkretisera lösningen på problemet och att göra en handlingsplan. Du ställer fortfarande frågorna, det är medarbetaren som för anteckningarna och gör planen.

  • Vad vill du göra?
  • När ska du börja?
  • Vilka steg behöver du ta?
  • Vilka är inblandade? Vem behöver göra vad?
  • Vilket stöd behöver du?
  • När ska du vara klar?
  • När vet du om du har lyckats?
  • Hur vet du om du har lyckats?
  • Vad kan ge dig ännu mer motivation för att agera?
  • Hur fast besluten är du?