Medarbetarsamtal och dialog

Regelbundna samtal och tät dialog är en förutsättning för att kunna leda dina medarbetare, utveckla verksamheten och i förlängningen sätta lön.

I samtalen fångar du upp medarbetarnas insikter om verksamhetens behov, och du kan tidigt fånga upp signaler på ohälsa eller andra problem. Att ge av din tid och ge dina medarbetare uppmärksamhet är dessutom den billigaste formen av belöning.

Verksamheten är beroende av medarbetarnas insatser, och det är din uppgift att locka fram det bästa hos dem. Det gör du bland annat genom att sätta och följa upp individuella mål, fånga upp värdefulla insikter och idéer, justera målen utifrån aktuella förutsättningar och återkoppla.

Regelbundna avstämningar är väl investerad tid

Det räcker inte med ett medarbetarsamtal per år. Dialogen behöver finnas som en naturlig del av er vardag, vare sig den sker via e-post, fysiska möten eller avstämningar per telefon.

Skjuter ni upp en mängd samtalsämnen till de formella årliga samtalen, kan det bli svårt att hinna med allt som behöver lyftas. Du riskerar också att missa viktig information.

Vi rekommenderar individuella medarbetarsamtal om 20–30 minuter varannan vecka. Avstämningen ska handla om vad som fungerar bra, vad som fungerar mindre bra, och vad som behöver ändras.

Låt medarbetaren ansvara för att beskriva sin utveckling och sina resultat. Ett bra sätt att spara tid och säkerställa att ni är överens är att medarbetaren själv dokumenterar samtalen.

Utöver de vardagliga avstämningarna behöver ni ha mer strukturerade målsamtal, utvecklingssamtal och lönesamtal.

Avstämningar och formella samtal för tio medarbetare tar sammanlagt cirka 15 procent av din totala arbetstid under ett år. På den tiden säkerställer ni utveckling och måluppfyllelse, samtidigt som du bekräftar alla dina medarbetare. Behovet av brandkårsutryckningar och oplanerade möten minskar också.

Samtal som förutsättning för att sätta lön

Det är i vardagsdialogen du fångar upp medarbetarnas insatser, resultat och utmaningar. Om du i dialogen och återkopplingen utgår från organisationens lönekriterier och medarbetarens individuella mål, så skapar ni ett bra underlag inför lönesättningen. Dokumentera allt som du behöver följa upp och använda inför lönesättningen.

Mer om lönesättning hittar du här.

Två tips för bra kvalitet i dialogen

Dialog är ett ömsesidigt utbyte, där båda parter delar med sig, lyssnar och ställer frågor.

1. Bygg förtroende genom att lyssna

Att lyssna är det bästa sättet att få dina medarbetares förtroende. Släpp dina egna behov och fokusera på medarbetaren och verksamheten. Förtroende är också resultatet av de relationer du bygger. I början och slutet av varje samtal kan du fokusera på relationen.

Förtroende skapas under de första sekunderna i samtalet. Se filmen om vad som kan hända om du missar detta.

 

2. Utveckla genom att bekräfta

Vi människor behöver känna oss betydelsefulla och sedda, och söker bekräftelse på hur vi kan förbättra det vi gör. Bekräftelse är avgörande för att dina medarbetare ska utvecklas och vara lojala.