Förändringsprocesser

För att lyckas bra behöver du känna till hur förändringsprocesser brukar fungera. Tre saker som du kan räkna med:

• Förändringsarbete tar tid, eftersom nya vanor och rutiner behöver etableras.
• Förändringsprocesser är oförutsägbara, eftersom organisationer och individer är komplexa.
• Förändring möter alltid motstånd. Dels för att det utlöser rädslor och dels för att vi styrs av våra vanor.

Din viktigaste uppgift är att få med dig medarbetarna. När medarbetarna själva förstår meningen med förändringen, kan förändringsarbetet bli framgångsrikt.

All förändring möter motstånd

Som chef behöver du acceptera att förändringen kommer att möta motstånd, ta med det i planeringen och hantera det för att komma i mål. Det går inte alltid att förutse vad det nya, oprövade innebär och det kan vara jobbigt att lära om.

Att hantera motstånd

Börja med att fundera över ditt eget motstånd och din inställning till förändringen, innan du aktiverar ditt team.

Din uppgift som chef är att hantera motståndet och ta vara på den viktiga information som kan finnas där. Lyssna och ställ frågor för att försöka förstå vad motståndet bottnar i. Det kan handla om en rädsla för att inte klara av det nya, eller för att någon del av verksamheten ska påverkas negativt.

Går du till botten med motståndet och visar att du tar det på allvar, kan du få fler att acceptera förändringen. Lägg dock inte all din tid och uppmärksamhet på motståndarna, du behöver också upprätthålla motivationen hos de medarbetare som är positiva till förändringen.

Engagera dina medarbetare med inställningen att de är kompetenta, vill utvecklas och ta ansvar. Det gör att du visar tillit, lyssnar och delegerar. På så sätt får du ditt team att engagera sig i förändringsarbetet och ta ansvar för att nå målet.

Motivera till förändring

För att skapa bestående förändringar, krävs att varje inblandad medarbetare är motiverad att ändra sitt sätt att jobba. Motivationen behöver bygga på en övertygelse, och kan inte bara hänga ihop med straff eller belöningar.

Alla behöver inte se förändringen som något positivt, det kan räcka med att acceptera att förändringen är nödvändig.

Motivation kan komma från olika håll.

• Den kan handla om att jag ser vilka fördelar förändringen kan ge mig.
• Den kan komma från min vilja att passa in som en del av gruppen.
• Den kan uppstå för att systemet jag jobbar i uppmuntrar till ett visst arbetssätt.

Tre sätt att motivera dina medarbetare

• Lyft fram konkreta exempel som visar på betydelsen och fördelarna av förändringen.
• Lyft fram gruppens gemensamma framsteg i förändringsarbetet.
• Diskutera med varje medarbetare vilka fördelar som förändringen ger för just den personen.

Kommunikation i förändringsarbetet

Förändring innebär ett visst mått av kaos, vilket är helt naturligt. Kaos kan leda till bra lösningar, men det kan också skapa förvirring och oro. Med kommunikation kan du öka tryggheten och minska förvirringen.

Kommunikation om förändringens bakgrund, syfte och mål behövs under hela processen. Om du slutar kommunicera och informera, kan medarbetarna istället börja spekulera kring vad som händer och varför.

Skapa en plan för hur du vill kommunicera med dina medarbetare genom förändringsprocessen, och håll dig till den. Det kan till exempel handla om fasta avstämningsmöten.

Involvera medarbetarna i förändringsprocessen

Genom att låta olika personer med olika ingångsvinklar belysa frågor och problem som uppstår i processen, ökar du möjligheten att hitta bra lösningar. Ju tidigare du involverar dina medarbetare, desto mindre är risken att ni missar något viktigt perspektiv i förändringsarbetet.

Du som chef behöver uppmuntra människor att släppa eventuella rädslor eller prestige och verkligen dela med sig av vad de tycker och tänker. De behöver uppleva det som riskfritt att komma med idéer eller kritik.

Fyra sätt att ta tillvara och uppmuntra medarbetarnas idéer

• Skapa forum för att spåna idéer utifrån tydliga behov och ramar.
• Skapa en rutin för att förverkliga idéer, där det framgår vem som ansvarar för vad, när det ska göras och hur det ska följas upp.
• Utse en person som är ansvarig för att dokumentera och sammanställa de idéer som kommer upp i vardagen, till exempel på möten.
• Belöna och uppmärksamma bra idéer, även om de kanske inte kan genomföras.

Se till att planen kan justeras och ta höjd för idéer eller händelser som dyker upp under processens gång.

Film: Lär dig att skapa förändring

Vi behöver olika tid på oss för att acceptera förändringar – precis som att majskorn tar olika lång tid på sig att förvandlas till popcorn. Den här filmen är baserad på en metafor framtagen av Henrik Challis.

Filmen är 4 minuter lång.