Medarbetarsamtal som ger värde

Trots dessa möjligheter upplever ändå vissa att det är svårt att känna det där riktiga engagemanget inför medarbetarsamtalen. Är du en av dem – läs i så fall vidare för att hitta tillbaka till motivationen. Det kan vara en viktig nyckel för att få till samtalen på ett bra sätt, och samtidigt skapa värde.

Olika typer av samtal

En grundläggande fråga i sammanhanget är vad som menas med medarbetarsamtal. Vissa använder det som en benämning på ett längre, strukturerat och formaliserat möte mellan chef och medarbetare. Chefen kallar var och en till ett individuellt möte ungefär en gång per år. Ledarna har valt att kalla den typen av samtal för utvecklingssamtal. Värdefulla tips och råd, samt mall för hur det kan läggas upp erbjuds på sidan Utvecklingssamtal. I medarbetarsamtal kan man inkludera dels kortare avstämningar vid återkommande tillfällen, dels löpande dialog som förekommer dagligen eller veckovis. Beroende på definition och vad som räknas till begreppet, finns olika perspektiv och uppfattningar om hur medarbetarsamtal bör genomföras. På senare tid har flera röster höjts som förespråkar korta avstämningar mellan chef och medarbetare. Dessutom med betydligt kortare intervall än en gång per år. Vi inom Ledarna rekommenderar till exempel samtal på 15-20 minuter varannan vecka i sina råd kring Medarbetarsamtal och dialog.

Medarbetarsamtal är en del av en helhet

En av dem som är tveksamma till de mer standardiserade årliga medarbetarsamtalen är Freddy Hällstén, doktor i företagsekonomi med inriktning mot HR och ledarskap vid Göteborgs universitet. Han påpekar att medarbetarsamtal är verkningslösa om de genomförs på rutin en gång per år –speciellt om de heller inte följs upp. I många organisationer finns det idag tydliga riktlinjer om hur ett medarbetarsamtal ska genomföras korrekt. Men det gäller också att tänka igenom helheten, och vad som verkligen rör utvecklingen av medarbetaren. Talar man om utveckling generellt hör kontinuitet till en av de betydelsefulla faktorerna. Medarbetarsamtal är viktiga, men de är bara ett av många verktyg som ledaren har för att hjälpa en individ och en grupp att utvecklas i rätt riktning. Ur ett ledarperspektiv handlar det till exempel om att jobba parallellt med kontinuerlig feedback i vardagen. Dessutom behövs individuella samtal varvas med grupputvecklingsmöten eftersom väldigt få arbetar helt individuellt.

Chefen sätter tonen

Det är också viktigt att identifiera om det finns en negativ attityd till medarbetarsamtal i arbetsgruppen, menar Freddy Hällstén. Om man går in i processen med låga förväntningar och svag motivation, leder det såklart till att resultatet blir lidande. Här kan chefen verkligen göra skillnad genom att visa att hen tycker samtalet är viktigt, och varför det är det. Det kan till exempel göras genom att vara tydlig med syfte och vilka förberedelser medarbetaren bör göra, samt vara noga med att se till att det som bestäms under samtalet följs upp i efterhand.

Reflektion och träning ger resultat

Oavsett hur de olika begreppen definieras råder enighet kring att dialog och samtal är avgörande för relationen mellan chef och medarbetare. Kanske är dessa rent av chefens och ledarens viktigaste verktyg. Det anser åtminstone retorikkonsulten Serena Mon de Vienne, samtalsexpert och författare till boken Framgångsrika samtal. Hon slår fast att det finns många utmaningar för en chef i just samtalssituationen. En av de vanligaste är balansen mellan att uppfattas tydlig men samtidigt empatisk. Det är inte naturligt för alla att vara bra på samtal, utan man har olika förmåga, ofta beroende på hur van man är att föra dialog. Dessutom beror det på hur intresserad man är. Om man känner till de olika byggstenarna för ett bra samtal, samt reflekterar och drar lärdom över vad som sägs, kan alla bli riktigt vassa på samtalet. Samtalsförmågan kan ses som en muskel som behöver tränas kontinuerligt för att fungera riktigt bra.

Hellre lyssna än tala

Självklart finns det utmaningar till att genomföra ett lyckat samtal, och det går alltid att bli bättre på själva utförandet. Dock är en tydlig och anspråkslös dialog med medarbetarna ett enkelt, naturligt och kostnadseffektivt sätt att få en uppfattning om läget. Det bidrar också till att tempen internt kan tas, hållas koll på, och eventuellt justeras efter behov. Att ha en öppen och ärlig dialog om arbetsrelaterade frågor som förväntningar, mål och resultat, gynnar alla parter. Det är något som både medarbetare och chefer strävar efter. För att nå dit har Serena Mon de Vienne ett medskick:

Använd inte samtalet i första hand för att sända ett budskap eller väcka en känsla, utan snarare till att lyssna eller upptäcka vilka känslor som redan finns. Den kunskapen är guld värd när du sedan jobbar framåt.