Fler nyheter
Offentlig sektor 22 februari 2023

När stödfunktion byts ut mot störfunktion drabbas chefen hårdast – var går gränsen mellan stöd och stör?

Verksamheter i offentlig sektor har en organisatorisk tudelning som förenklat innebär att den ena delen ska utföra själva jobbet medan den andra ska – ja vad?

Vi menar alltså uppdelningen mellan kärn- och stödverksamhet. En naturlig och odramatisk uppdelning kan tyckas, men faktum är att det kan uppstå motsättningar mellan de två delarna. Motsättningar där många chefer upplever att den andra delen inte alltid underlättar och stöttar i det dagliga jobbet.

Två sidor av samma mynt

Den ena delen är kärnverksamheten. De som jobbar där har uppdraget att leverera tjänster till samhället, ofta i direkt kontakt med medborgarna eller andra aktörer. Ett utmanande och krävande uppdrag på många sätt, men ändå relativt tydligt. Verksamheterna är bland annat skolor, äldreboenden och idrottshallar.

Den andra delen kallas ofta stödverksamhet. Den ska också bidra till det övergripande uppdraget men bara indirekt; dess egentliga uppgift är att göra kärnverksamhetens jobb möjligt. Se till att allt flyter på, att lagar och regler följs och att system och processer fungerar via till exempel ledningsstaber, kommunikationsenheter och IT-avdelningar.

Ett mångskiftande uppdrag

Stödfunktionerna har på så sätt ett mer komplext uppdrag. Det är inte ovanligt med närmast existentiella funderingar och diskussioner kring vem som är målgrupp eller kund och vad som är verksamhetens mål. Den allmänna uppfattningen kring dessa frågor kan variera mellan olika organisationer och personer, samt kan även utvecklas över tid. Inom såväl universitet som rekryteringsbranschen är det alltid aktuella frågor. Stefan Tengblad som är professor på Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap vid Göteborgs universitet sammanfattar sina tankar om HR-funktionens uppdrag i en artikel. Han identifierar fyra principer som han föreslår kan ligga till grund för en generell uppdragsbeskrivning. Rekryteringsföretaget TNG gör motsvarande reflektioner om ekonomiområdet på sin blogg, där de fokuserar på vilken kompetens dagens ekonomer behöver för att klara både nutida och framtida utmaningar.

Chefer kan drabbas när stöd minskar

Många chefer upplever idag en väldigt hög arbetsbelastning och flera vittnar om att den kontinuerligt ökat de senaste åren. Det kan vara både tufft och frustrerande att vara chef ibland. Den ökande mängden administrativa uppgifter som läggs på chefen, kan vara lätt att koppla till det faktum att stödfunktionerna fokuserar allt mindre på just stöd och service. Även i den allmänna debatten höjs röster om att chefer måste få bättre avlastning om de ska ha en chans att klara sitt ledaruppdrag fullt ut.

Administrativ personal för att avlasta chefer

En av dem som reagerat är beteendevetaren Karin Skarin som bland annat skrivit boken Överlevnadsguide för enhetschefer. Hon menar att det blir en ohållbar situation för många chefer i kommunal verksamhet när alla frågor – stora som små – landar hos dem. Eftersom de har svårt att få tillräcklig avlastning från centrala stödfunktioner, så hänger mycket på att olika medarbetare går in och tar på sig extrauppgifter som inte tillhör deras egentliga tjänst. Det här kan i sin tur bero på om chefen har tillräckligt bra övertalningsförmåga, samt om det finns medarbetare som är både beredda och har rätt kompetens att utföra uppgifterna. Karin Skarins lösning är att ge chefen möjlighet att anställa egen administrativ personal, alternativt att avsätta en del av arbetstiden för vissa lämpliga medarbetare så att de kan göra jobbet.

Tre huvuduppgifter som stödfunktionerna behöver balansera

Sammanfattningsvis kan man urskilja tre övergripande inriktningar för de arbetsuppgifter som alla stödfunktioner förväntas hantera.

Stödja

Att erbjuda stöd och service om det egna expertområdet till övriga organisationen är en huvuduppgift. Det kan handla om att avlasta chefer genom att utföra vissa arbetsuppgifter, men också att erbjuda mer konsultativt stöd, rådgivning och utbildning. För dem som fokuserar på denna uppgift är det vanligt att se kärnverksamheten som kund. I vissa organisationer förstärks det av en struktur med beställningar och ibland interndebitering.

Styra

Ett annat område är styrning och ledning inom de olika verksamhetsområdena. Det finns en förväntan från både ledning och högutbildade medarbetare att stödfunktionerna ska arbeta strategiskt med sina respektive frågor, där framtagandet av en ny policy eller andra riktlinjer är en del.

Kräva (eller i värsta fall störa)

Ibland får stödfunktioner i uppgift att implementera förändringar som medför krav på organisationen. Det är inte alltid positiva förändringar för alla och kan även innebära mer krångel i vardagen, även om det leder till ett bättre samhälle på övergripande nivå. Den nya dataskyddsförordningen GDPR som infördes 2018 är ett exempel, skärpningar i säkerhetsskyddslagen 2021 ett annat. Även interna förändringar som nya rutiner eller tekniska system kan innebära krav på chefer, något som i värsta fall kan upplevas som störande i den dagliga verksamheten.

Mindre antal medarbetare skulle underlätta

Även inom vården har många chefer alldeles för många administrativa arbetsuppgifter, trots att det varit ett känt problem under lång tid. Det visar bland annat enkäter som gjordes av Vårdförbundet 2015 och av Ledarnas rapport från 2020. I analyser av resultaten framkommer att vård och omsorgssektorn saknar viktiga stödfunktioner. Chefer inom vården har tillgång till färre stödfunktioner och 60 procent av verksamma chefer har arbetsuppgifter som inte skulle behöva göras om verksamheten var organiserad på ett mer effektivt sätt.Se Ledarnas inspelade webbinar för att ta del av fler och djupare analyser från rapporten här: Webbinar: Lönlöst att få det att fungera? Låt chefen vara chef

Trots att många är överens om problemen med att ha alltför många underställda –Socialstyrelsen har sedan länge rekommenderar grupper med maximalt 30 personer– så har många arbetsgivare fortfarande inga maxtak, vilket gör det vanligt med 50 medarbetare eller mer för en chef.

Tips på fler insikter från Ledarna:

Vem vill vara chef i vård och omsorg när krisen är över?

Uppdelningen finns, men helheten är överordnad

Visst finns en viss skillnad i uppdrag, mål och intressenter för kärn- respektive stödverksamheter, men det finns ännu mer som är lika och binder samman? I offentlig sektor arbetar vi alla för ett bättre samhälle, i demokratins tjänst. En viktig gemensam nämnare är att det finns chefer och ledare i båda, med liknande uppgifter och utmaningar. Kanske kan en del av frustrationen som vi tagit upp i den här artikeln minskas genom dialog, erfarenhetsutbyte och ökad förståelse för varandras verklighet.