Organisatorisk och social arbetsmiljö

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) syftar till att främja en god arbetsmiljö och förebygga ohälsa orsakad av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön.

Organisatorisk arbetsmiljö är de villkor och förutsättningar för arbetet som påverkas av ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, krav, resurser och ansvar.

Social arbetsmiljö är de villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar: socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor.

Brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ökar risken för ohälsa i form av sömnstörningar, hjärt- och kärlsjukdomar, ryggproblem och depression. Risken för stressreaktioner ökar också, vilket påverkar medarbetares koncentration, minne, problemlösning och beslutsfattande negativt. Därför är brister i arbetsmiljön inte bara negativt för individerna som drabbas, utan också för verksamheten och samhället i stort.

Arbetsmiljöverkets föreskrifter innehåller regler om:

  • kunskapskrav för chefer
  • krav på mål för organisatorisk och social arbetsmiljö
  • ohälsosam arbetsbelastning
  • arbetstid
  • kränkande särbehandling.

De nya föreskrifterna kompletterar AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete, och reglerar hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas inom organisatorisk och social arbetsmiljö för att förebygga ohälsa och olycksfall.

Läs mer om systematiskt arbetsmiljöarbete

Kunskapskrav

Din arbetsgivare ska se till att du som chef eller arbetsledare har kunskap om hur du kan förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling i din arbetsgrupp.

Arbetsgivaren ska också se till att det finns förutsättningar för dig att omsätta kunskaperna i praktiken, genom exempelvis:

  • tydliga ansvarsområden
  • mandat och befogenheter
  • resurser
  • stöd i din roll som chef
  • en rimlig arbetsbelastning
  • tid och möjlighet att utöva ditt ledarskap
  • möjlighet till återhämtning.

För att kunna förebygga ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling behöver storleken på din personalgrupp vara rimlig. Du ska ha möjlighet att ha en dialog med alla dina medarbetare i vardagen.

Mål för organisatorisk och social arbetsmiljö

Målen ska främja hälsan på arbetsplatsen och öka förmågan att motverka ohälsa. De kan syfta till att förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet.

Arbetsgivaren ska ge medarbetarna möjlighet att medverka i att ta fram målen och även se till att medarbetarna känner till målen.

Om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten ska målen dokumenteras skriftligt.

Exempel på mål:

  • X procent eller fler av medarbetarna ska känna att de har rätt kompetens för att göra ett bra jobb.
  • X procent eller fler ska ha en god självupplevd hälsa.
  • Alla anställda ska ha årliga utvecklingssamtal och individuella mål som följs upp kontinuerligt.
  • Alla nyanställda ska gå ett introduktionsprogram.
  • Alla enheter ska månadsvis föra dialog om arbetsbelastningen.

Det ska också finnas en arbetsmiljöpolicy, enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Målen ska utgå från policyn och vara förenliga med den. Det är viktigt att policyn är väl förankrad både i högsta ledningen och bland medarbetarna.

Läs mer om att sätta mål

Ohälsosam arbetsbelastning

Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som arbetstagarna har, inte leder till en ohälsosam arbetsbelastning. Resurserna måste anpassas till kraven i arbetet.

Om det är obalans mellan krav och resurser under lång tid, och det inte finns tillräckliga möjligheter till återhämtning, blir arbetsbelastningen ohälsosam. Risken att drabbas av ohälsa är särskilt stor om det inte finns tillräckligt stöd från chefen eller kollegorna.

Krav

Krav är de delar av jobbet som kräver upprepade ansträngningar. Kraven kan exempelvis omfatta

  • arbetsmängd
  • svårighetsgrad
  • tidsgräns
  • fysiska och sociala förhållanden.

Kraven kan vara kognitiva, emotionella och fysiska.

Resurser

Resurser är de förutsättningar som bidrar till att uppnå målen eller hantera kraven för jobbet, såsom:

  • arbetsmetoder
  • arbetsredskap
  • kompetens
  • bemanning
  • rimliga och tydliga mål
  • återkoppling kring arbetsinsats
  • möjligheter till kontroll i arbetet
  • socialt stöd från chefer och kollegor
  • möjlighet till återhämtning.

Upptäck obalans genom dialog

Som chef är det viktigt att du är uppmärksam på signaler om ohälsosam arbetsmiljö. Det förutsätter att du är närvarande i verksamheten så att du kan reagera och agera. Det kan till exempel handla om att minska arbetsmängd, ändra prioriteringsordning, variera arbetsuppgifterna, ge möjligheter till återhämtning, tillämpa andra arbetssätt, öka bemanning eller tillföra kunskaper. Det är också viktigt att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras.

Hos Prevent kan du läsa om Theorells krav-kontroll- och stödmodell som ger bra vägledning i hur balansen mellan dessa faktorer påverkar hälsan.

Exempel på varningssignaler:

  • upprepad korttidsfrånvaro
  • hög sjuknärvaro
  • koncentrationssvårigheter
  • slarv och produktionsfel
  • försämrad effektivitet
  • försämrat engagemang
  • negativ attityd – cynism
  • nedstämdhet och uppgivenhet
  • konflikter.

Medarbetarna ska ha förutsättningar att uppmärksamma arbetsgivaren på obalans mellan höga krav och bristande resurser.

Genom regelbunden dialog mellan dig och dina medarbetare kan du uppmärksamma tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning och rätta till obalanser. Det är nyckeln till en hälsosam arbetsmiljö. Skapa utrymme för dialog med dina medarbetare genom arbetsplatsträffar, enhetsmöten, utvecklingssamtal, avstämningsavtal, lönesamtal, samverkan och kontinuerlig återkoppling i vardagen.

I vår checklista Levande arbetsmiljöarbete har vi samlat konkreta tips på hur du kan hålla dialogen vid liv och jobba systematiskt med arbetsmiljön i din medarbetargrupp.

Tydlig organisation

En tydlig organisation med kända beslutsvägar och väl definierade ansvarsområden är en viktig grund för en hälsosam arbetsmiljö. De övergripande målen behöver också vara tydliga och stå i relation till medarbetarnas individuella mål. Det skapar förutsättningar för en god arbetsmiljö.

En av de största riskerna när det gäller arbetsmiljö, är otydliga arbetsuppgifter som också är kopplade till resultat. Därför har Arbetsmiljöverket en föreskrift som ger arbetsgivaren ansvar att se till att medarbetarna känner till:

  • vilka arbetsuppgifter de ska utföra
  • vilket resultat som ska uppnås med arbetet
  • om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur
  • vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och
  • vem de ska vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet.

Arbetsgivaren ska därutöver säkerställa att arbetstagarna känner till vilka befogenheter de har enligt punkterna 1–5.

Genom att gå igenom de fem punkterna löpande kan ni förebygga onödiga krav och belastningar på medarbetarna.

Påfrestande arbetsuppgifter och arbetssituationer

Arbetsgivaren ska också vidta åtgärder som motverkar ohälsa hos arbetstagarna orsakad av starkt psykiskt påfrestande arbetssituationer.
Exempel på arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande är att bemöta människor i svåra situationer, utsättas för trauman, lösa konflikter, fatta svåra beslut under press där också etiska dilemman ingår.

Arbetsgivaren kan motverka att den här typen av arbetsuppgifter leder till ohälsa genom:

  • regelbundet stöd av handledare eller tillgång till annan expert inom området
  • särskilda informations- och utbildningsinsatser
  • hjälp och stöd från andra arbetstagare
  • rutiner för att hantera krävande situationer i kontakter med kunder, klienter med flera.

Arbetsgivaren ska också se till att medarbetarna har förutsättningar att uppmärksamma arbetsgivaren på särskilt påfrestande arbetsförhållanden.